Generador de facturas para el freelance

Un generador de facturas online es una gran idea para seguir automatizando las tareas en tu negocio freelance. Al principio, cuando estás montando tu marca, dedicas tiempo y mimo en elaborar las primeras facturas. Añades tu logo, los colores de tu marca e incluso algún guiño divertido para que la factura no resulte tan aburrida.

Ante todo, no te olvides de cumplir la legislación y aplicar los impuestos correspondientes. Al fin y al cabo, la factura es un documento mercantil que informa de una operación de compra/venta.

Si todo va bien, el negocio empieza a despegar y debes emitir más facturas. Seguramente reutilizarás alguna de las primeras facturas para agilizar la redacción. Cuidado, no te equivoques con los importes.

Errores que puedes cometer si no utilizas algún generador de facturas automatizado

Datos del cliente

El error más común cuando reutilizas una factura antigua para hacer una nueva es olvidarse de modificar los datos del cliente. En una factura es crucial indicar los datos del cliente correctamente. Su razón social, número de identidad fiscal y domicilio fiscal.

Equivocarse en esto te podría costar un correo electrónico de un cliente confundido.

Número de factura

Cada factura está asociada a un número de referencia. En España, por ejemplo, los números de las facturas deben ser correlativos. Se pueden definir tantas series como quieras. Cada serie, a su vez, tendrá sus facturas con números correlativos.

Si no actualizas el número de factura y envías alguna con el número erróneo, tu cliente no te lo advertirá. Es importante que ordenes tus facturas y te asegures de seguir la serie. ¿Aun no quieres utilizar un generador de facturas?

Importe

Por supuesto, este error no es muy común por razones obvias. Aun así, con las prisas, es posible que te comas algún número o coma. Sigue revisando tus facturas antes de enviarlas para asegurarte de que el importe es el que acordasteis con tu cliente.

Impuestos

Los impuestos se calculan a partir del importe base de la factura. Por eso, si sigues elaborando tus facturas manualmente, sin un generador de facturas, tendrás que calcular el importe de los impuestos de nuevo.

Es muy fácil cometer algún error de cálculo. Para los ordenadores, en cambio, es pan comido.

Fecha

Por último, también es habitual olvidarse de cambiar la fecha. Al igual que el número de referencia, las fechas de las facturas deben coincidir con el orden de emisión de las mismas. Por esa razón, fíjate siempre en la fecha de emisión de la factura.

Ejemplos de como llevar la facturación de manera automatizada

Te he mencionado, a lo largo del post, que un generador de facturas es clave para automatizar la emisión de facturas en tu negocio freelance. Te indico a continuación tres ejemplos.

Hoja de cálculo

El método más asequible. Si tienes conocimientos con las hojas de cálculo, serás capaz de preparar una hoja que te permita calcular todos los importes, fijar automáticamente la fecha y mucho más. Además, podrás incorporar el diseño gráfico que utilizas en tus facturas.

Cuando tengas que emitir una nueva factura, rellenas los campos, que previamente has preparado, y la imprimes en PDF para enviarla inmediatamente a tu cliente.

Con un hoja de cálculo será fácil generar facturas, pero probablemente seguirás cambiando manualmente algunos detalles, como los datos de cliente o el número de referencia de la factura.

Software generador de facturas

Una mejor solución es utilizar un software dedicado exclusivamente a generar facturas.

Con este método, podrás seleccionar todos los campos para rellenar tu factura cómodamente. Fíjate si el software te permite guardar clientes y seguir el orden de las series de las facturas. Por supuesto, el programa calculará los importes automáticamente. Por eso, asegúrate de que te permite facturar siguiendo la legislación que debes cumplir.

Intranet

Por último, la solución más completa es incorporar la generación de facturas en la intranet de tu empresa. Centraliza todas las tareas de administración en un mismo programa y empezarás a notar una mejora sustancial en tu tiempo productivo.

Si sigues redactando las facturas de tu negocio freelance a mano, piensa ya en utilizar una generador de facturas.