Intranets corporativas: Qué son y para qué sirven

Compartir archivos, fotos, vídeos y conversaciones varias. Esta es la forma de comunicación que tenemos hoy en día con el mundo que nos rodea. En este punto, tendríamos que hacernos una pregunta clave: ¿hoy en día las empresas se relacionan de esta manera en el ámbito laboral?

Poco a poco las compañías se han ido dando cuenta de la importancia que tiene incorporar algún sistema que les permita comunicarse de la forma más amplia posible, aumentando así la eficiencia y el rendimiento en el trabajo.

Por lo tanto, lo que está ocurriendo actualmente es que las intranets se abren paso poco a poco en las empresas, mejorando el entorno de trabajo digital de los empleados y favoreciendo una interacción entre ellos y los superiores.

En definitiva, se ha dejado a un lado la creencia de que internet era un agujero negro en el cual todo lo que iba a parar ahí se iba a perder, para empezar a hablar de un nuevo concepto y manera de concebir la intranet.

¿Qué es una intranet?

Es una plataforma digital que tiene el principal objetivo de asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa.

Para ello, pone a disposición de los empleados contenidos o procesos de negocios, facilitando en gran medida la colaboración y comunicación entre los trabajadores de los diferentes equipos.

Para que nos entendamos: es la cafetería de la empresa, llevada al mundo online, y con una estructura clara y ordenada. Pueden compartirse archivos de texto, vídeo, imágenes, conversar, y, en definitiva, todo lo que tu empresa necesite hacer.

¿Cómo funciona?

Para poner en marcha una intranet hacen falta servidores, clientes y dispositivos, a través de los cuales los usuarios puedan comunicarse libremente por la red. No existe un límite de espacios en la intranet, ya que estos usuarios pueden acceder a ella desde un túnel VPN ( red virtual privada que permite una extensión segura sobre una red pública o no controlada como puede ser internet) si están separados entre sí.

Para acceder a la intranet, normalmente se accede desde la WWW, pero según la configuración que se le quiera dar, el acceso puede estar verificado y limitado por los administradores del sistema.

¿Para qué sirven las intranets?

Para poder tener una visión más amplia de cómo funciona una intranet, hay que conocer su utilidad y el poder que puede llegar a tener esta herramienta en la organización del trabajo. Estos ejemplos pueden ayudar a definir la utilidad de una intranet corporativa:

• Se pone a disposición de los empleados un sistema de soporte técnico para que interactúen entre ellos.
• El departamento de marketing comparte con los demás empleados las campañas que están llevando a cabo.
• Recursos humanos pone a disposición de los empleados las listas de cambios de dirección o la planificación de las vacaciones.
• El departamento de finanzas comparte con otros departamentos los informes de gastos del mes, viajes, etc.

Sin embargo, cada responsable de departamento es el encargado de dinamizar la intranet de la empresa, publicando información útil para todos los empleados.

¿Qué gana tu empresa implantando una intranet corporativa a medida?

Incorporar una buena intranet corporativa, bien adaptada a las necesidades de la empresa, de los diferentes departamentos que la componen y facilitar a los empleados el acceso y su uso, puede traerte algunos beneficios, que te detallamos a continuación.

6 beneficios de utilizar la intranet corporativa hecha a medida

Veamos, de forma práctica los 6 beneficios que obtendrás utilizando una intranet corporativa hecha a medida dentro de tu empresa.

Mejora la comunicación

Las intranets antiguas tenían muchas caídas y no eran una buena herramienta. Eso con el paso del tiempo se ha mejorado y han propiciado una mejor comunicación dentro de las empresas. Los empleados pueden compartir ideas, inquietudes, actualizaciones de la empresa, etc.

Lo mejor es que esta comunicación es bidireccional. Tanto los empleados como los diferentes departamentos de la empresa pueden estar en continua comunicación, fomentando y agilizando la comunicación corporativa dentro de la empresa.

Encontrar información

Con la intranet, se facilita mucho el compartir información de manera inmediata. Los empleados pueden acceder a información tan importante como las actualizaciones de reuniones, seminarios o eventos.

Su facilidad para navegar en su plataforma hace que se pueda acceder a los datos de manera rápida en un muy corto espacio de tiempo. La ventaja respecto al correo electrónico es que la información suele estar mucho más estructurada.

Gestionar documentos

La rápida comunicación corporativa se ve facilitada en muchas ocasiones gracias a la gestión documental. Una intranet pensada y desarrollada pensando en las necesidades de tu empresa permitirá organizar los documentos con una gran precisión, para que tus empleados vean la información que necesiten en su tablón de anuncios.

También evita la superposición del contenido (que la información nueva que entra a la empresa se pierda debajo de la siguiente), por lo que el empleado, cuando acude a su puesto de trabajo, ve lo que necesita en todo momento sin ninguna interferencia.

Reducción de aplicaciones

Una buena intranet reduce considerablemente la necesidad de tener una gran cantidad de aplicaciones, ya sea para contabilidad, recursos humanos o marketing. Todos van a estar integrados en un mismo sistema, ahorrando en costes, mayores beneficios o una mayor eficiencia en el trabajo.

Reforzar la marca

Las intranets corporativas -y todavía más si están desarrolladas a medida- permiten mantener una imagen de marca coherente y transmiten autoridad. Además, el hecho de tener todas las comunicaciones y los archivos en un único lugar hace que los valores corporativos estén mucho más interiorizados por parte de los empleados.

Reduce los costes superfluos

El hecho de unificar la información y evitar tener mil aplicaciones para cada tipo de comunicación permite reducir costes. Además, se mantiene activa 24 horas al día, y permite que los empleados puedan (si así lo desea la empresa) conectarse a la intranet incluso desde sus casas (lo que evita desplazamientos para pequeñas gestiones administrativas que puedan solucionar vía intranet).

Inconvenientes de NO usar una intranet a medida

Si una intranet corporativa no está bien ideada o no está adaptada a las necesidades de la empresa o de cada uno de los puestos de trabajo, pueden surgir algunos problemas:

• Exposición al ataque de hackers y virus.
• Caos en cuanto al cambio de procesos y sistemas.
• Los empleados pueden ver esta herramienta como algo complicado de entender y a lo que quizás no le saquen provecho. Puede ocurrir si el software es muy generalista. Por lo tanto, la curva de aprendizaje suele ser más pronunciada.
  
  

Claramente, las ventajas ganan por goleada a los inconvenientes. Si se sabe utilizar bien una intranet, puede reportar unos grandes beneficios a la empresa y a su sistema productivo.

¿Por qué son tan importantes las intranets en una empresa?

Con el paso de los años, la intranet corporativa como sistema de organización se ha ido mejorando hasta convertirse en lo que es hoy día, consolidada y lista para prestar un servicio eficiente.

Las empresas no han sido ajenas a este hecho y se han lanzado a implementarlas en su organigrama de trabajo, obteniendo mejoras, tanto a nivel económico como sobre todo en rendimiento y productividad.

Así mismo, han facilitado la comunicación entre departamentos, entre empleados y el intercambio de ideas, además de fomentar los valores corporativos.

Conclusión: con intranets sí, pero a medida de tu empresa

Tener una intranet corporativa es una decisión importante a nivel empresarial. Hacerlas a medida suponen una inversión, es cierto, pero las ventajas a nivel de marca y sobre todo, de productividad y eficiencia compensan con creces el esfuerzo.