La mejor intranet para mi empresa

Una intranet para mi empresa es una mejora que sin duda noto y me permite automatizar tareas rutinarias. Por ejemplo, me permite controlar la facturación del negocio, las nóminas de los empleados, el seguimiento de los proyectos con clientes, etcétera.

La intranet de tu empresa es una herramienta que debes entender y con la que te sea fácil realizar las acciones que has considerado previamente. Y además, es accesible para todos los colaboradores que desees, incluido clientes.

Planificar las acciones en la intranet de mi empresa

No hay una solución estándar que se adapte perfectamente a tus necesidades. Seguramente querrás incorporar el branding de tu empresa en las facturas o te gustaría apuntar observaciones en las fichas de tus clientes.

Antes de empezar a descargar o registrarte en alguna solución que te han recomendado, prepara una lista de las acciones imprescindibles. Todas esas tareas que no pueden faltar en la intranet de tu empresa. Las más habituales son,

Albaranes y facturas

Emisión de albaranes y facturas siguiendo la legislación vigente. Está claro, cada negocio sigue unas pautas, por lo que es clave definir bien cuales son los documentos que necesitas para facturar.

Nóminas

Mejora el sistema de nóminas permitiendo que tus compañeros reciban sus nóminas electrónicamente, que puedan consultar sus marcajes, planificar las vacaciones, y similares.

Anunciar noticias y eventos

Utiliza la intranet de tu empresa para canalizar todas las comunicaciones que deban llegar a todos los colaboradores del negocio.

Agenda

Facilita un sistema integrado en el que todos los compañeros puedan consultar y editar la planificación semanal de forma colectiva.

Seguimiento de proyectos

Asigna tareas a miembros del equipo y permite que haya un seguimiento colectivo del avance del proyecto.

Después, cuando tengas claro las acciones esenciales a realizar en la nueva intranet, dedica algunos minutos más a pensar otras tareas que, aunque no imprescindibles, tengan un impacto positivo en la productividad de tu negocio. Algunos ejemplos,

Presupuestos

Si ya tienes un modelo para los presupuestos, no pierdas más tiempo preparando siempre el mismo documento. Piensa en automatizar la redacción del presupuesto mediante algunos campos editables. Incluso se pueden enviar directamente sin abrir tu correo electrónico, desde la misma intranet.

Vídeo en directo

¿Quieres hacer los anuncios a través de vídeo? ¿Quieres retransmitir una reunión para los miembros de tu equipo? Utiliza tu intranet.

Actas e informes

Si te gusta apuntar todo lo que ocurre en las reuniones, organiza todos los informes adecuadamente en la intranet. Podrás filtrarlos por fecha, cliente, participantes, …

Analítica

Si actualizas la intranet con los datos económicos de tu negocio, puedes definir todas esas métricas que te permitan conocer el progreso del negocio. Quizás con gráficas, porcentajes o colores.

Desarrollar la intranet

En la intranet para mi empresa, aunque no la desarrolle yo mismo, tengo claro lo que necesito. Por esa razón, insisto: piensa en las tareas imprescindibles. No te centres en la estética o usabilidad de una solución estándar o polivalente.

No dudes en buscar soluciones populares, soluciones asequibles, soluciones multidisciplinares, pero dedica tiempo a probarlas y empieza a descartar aquellas que no te permitan realizar las acciones esenciales.

Si ya tienes claro qué dirección tomar, asegúrate de aprender el funcionamiento de la intranet y, si es el caso, añadir más funcionalidades para cubrir las necesidades de tu empresa. Una solución que sirva para todos los negocios quizás no es la mejor. Pero, si quieres empezar, o no puedes invertir muchos recursos, te servirá para planificar cómo será la siguiente intranet. Empieza a desarrollar la estructura de la solución óptima.

Te recomiendo, en la medida de lo posible, una intranet modular. Es decir, averigua si el programa se puede mejorar y evolucionar. Y sobre todo, no te olvides del mantenimiento web.

Probar y mejorar continuamente

Antes de revolucionar tu negocio con la nueva intranet, prepárate y entrénate con el programa. Si necesitas ayuda, consulta o pide documentación. Intenta posponer el lanzamiento del programa hasta que estés totalmente familiarizado con las funcionalidades, vocabulario, acciones comunes, etcétera.

Luego, ayuda a tus colaboradores para entiendan el funcionamiento de la nueva intranet de la empresa. Prepárate para recibir mucho feedback. Aprovecha para seguir definiendo la intranet ideal.

Pronto estarás entusiasmado con el programa, que te permitirá automatizar muchas tareas engorrosas. Y, seguramente, identificarás algunas acciones que no necesitas, y otras que faltan. Sigue planificando cómo debe ser la intranet ideal para tu empresa.

La intranet para mi empresa es mi aliada.